あなたは会社員で、重要なプレゼンの準備に取り組んでいるとします。そのプレゼンが成功すれば会社として大きな利益になるし、あなたの評価も大きく上がります。現状のあなたにとって最も優先度が高い仕事は、間違いなくそのプレゼンの準備です。
準備の進捗が思わしくないので、今日はしっかり時間をとって遅れを取り戻したいと考えています。あなたは始業時にとりあえずメールのチェックを行いました。数十件の未読メールに目を通していきます。半分以上はあなたに直接関係のない内容なので斜め読みして処理済にします。一部はあなたに直接関係あるメールですが、内容を理解すればよくて返信は不要です。これらのメールも一通り読んで処理済にします。数件、返信が必要なメールがあったので内容を考えて返信します。そうしている間に、新着メールが続々届いてきました。
始業時に未読だったメールと、それらを処理している間に届いたメールの処理をしている間にいつの間にか1時間以上経過していました。会議まであと15分です。今からプレゼンの準備に着手してもすぐ会議で中断となるので、経費処理の作業をしつつ会議の時間を待ちます。
会議が終わればお昼です。昼食後、仕切り直しでプレゼンの準備を始めようと思いましたが、その前にメールチェックだけしておきます。会議と昼休みの間に未読のメールが溜まっていました。それらの処理にまた1時間以上費やします。その後、午後の会議やらなにやらで気が付けば終業時間間際です。プレゼンの準備を少しだけ進めますが、今日までに進める想定だった段階には遥かに及びません。あなたは「明日こそプレゼンの準備を進めるぞ」と誓って退勤します。
似たような経験をしたことがある人は多いのではないでしょうか。こういった人たちに「例の件は進んでる？」と聞くと「最近バタバタで思ったほど進んでないんです」と答えるでしょう。
このような仕事の進め方は非常に効率が悪いといえます。最も効率的に仕事が進められる時間帯に、いつでもできるメール処理に時間を費やして、それらの作業や会議等で脳が疲れている終業間際に最も大事な仕事に取り組んでいるのです。
仕事の効率を上げるためには、あなたが一番効率よく働ける時間帯に最も重要な仕事に取り組むことが重要です。もしそれが午前中なのであれば、始業後1時間は最も重要な仕事に取り組んでメールチェックやその他優先度の低い事務作業は一切行わない。1時間集中して仕事に取り組むと多少の疲れや飽きが出てくるので、そこで気分転換もかねてメールチェックをするのがよいでしょう。
これをやろうとしたとき「メールを始業後1時間以上も放置して大丈夫だろうか」という不安をもつかもしれません。これに関しては間違いなく大丈夫だといえます。昨今は体調がよくなければ休むという考えが浸透してきました。そんな中、重要な仕事を抱えている人が急遽体調不良などで休むということが増えました。そのことが原因で多少は困ったかもしれませんが、会社やチームが致命的なダメージを被ることはなかったと思います。誰かが急に当日休んで連絡も取れないという状態になっても何とかなるのですから、数時間メールを放置するくらいで大した影響は起こりません。
またメールやチャットの通知機能はオフにしましょう。通知音とともに「○○の件に関して質問です。・・・」というメッセージが目に入った瞬間、あなたの集中力はがた落ちです。メール本文を読みたくて本来やるべきことに集中できなくなるでしょう。そして一度アプリを開いたら、その他のメッセージも気になりだします。こうして一定時間が過ぎ去り、重要な仕事に取り組むためのモチベーションを再度低いところから上げていく必要があります。
そもそもメールやチャットは「忙しいときは余裕があるときに読めばよい」というのがメリットのツールです。だからこそ、電話や直接声をかけるのはためらわれるようなちょっとした質問や確認でも、気軽に投稿できるのです。あなたの都合などお構いなしにひっきりなしに来るメッセージにいちいち反応していては、重要な業務に集中して取り組めるはずはありません。
すぐに返答がないと本当に困ってしまうような案件であれば、電話や直接声をかけるなどしてコンタクトしてくるはずです。どうぞ安心してメールを放置して、重要な仕事に集中して取り組んでください。
牛島日記 