新しくチームに参加したメンバーの力量を測るには、議事録を作成させてみることです。仕事ができる人であれば、簡潔で要点がよくわかる議事録がすぐに作れます。一方で、議事録作成にやたら時間がかかる人もいます。できあがったものを見ると、たいていの場合、テキスト量が多くてまとまりが悪く、どこがポイントかよくわかりません。
議事録作成において、スピードは非常に重要です。その会議で決まったことを明らかにして「誰がいつまでに何をすべきか」を関係者の間で共有する必要があります。関係者が早くアクションを起こせるように、会議終了から間を開けずに議事録を完成させたいものです。
議事録作成に時間をかけ過ぎてしまう原因のひとつに、品質にこだわってしまうということがあります。「もう少し細かく書いた方がいいんじゃないか」とか「この辺の発言も書いておいた方がいいんじゃないか」というように際限なく情報量を増やしてしまうパターンです。そうやって細部にこだわり始めると、どんどん時間がかかってしまいます。しかし、議事録においては時間をかけて情報量を増やしても、得られるメリットはあまりありません。むしろ、重要な情報が埋もれてしまうリスクの方が大きいでしょう。
わかりやすい議事録を素早く作成するためには、ある程度フォーマットを決めておくのがよいでしょう。例えば「タイトル⇒開催日時・場所・参加者等基本情報⇒決定事項⇒各議題の論点・主要な意見整理」といった具合です。このようなフォーマットを作っておけば、会議開始前の時点であらかじめ記載できる部分もあります。また、決定事項や論点の部分は随時リアルタイムで更新しておけば、会議終了時点で下書きができています。その後、事実の誤りや誤字・脱字がないかチェックして議事録の最終版が完成です。
自分が議事録を作成する際や、他の人に議事録作成のアドバイスをする際に参考にしてみてください。
牛島日記 