現代人が一日に受け取る情報量は江戸時代の一年分ともいわれています。それほど膨大な量の情報を取捨選択して適切に処理するためには、外部ツールの力を借りる必要があります。代表的な外部ツールのひとつがTo Doリストです。人間の短期記憶能力は7個前後しかありません。一方で、一般的なオフィスワーカーが一日に処理するタスクは、細々したものも含めれば軽く10は超えるでしょう。そうなると、頭の中で覚えきれるものではありません。「佐藤さんに明日の資料を送っておいてください」と言われて、今作業中の別件が終わったらおくっておこうと思う。「これくらい覚えているだろう」と思ってメモを取らずにいたら、作業中に別の問い合わせや依頼がバタバタ入って対応しているうちに、資料を送るのを忘れてしまった・・・多くの人が似たような経験があるのではないでしょうか。これを防ぐには、どんな些細なことでもTo Doリストに書き留めておくことです。
To Doリストは頭のメモリを開放する効果もあります。リストに書き留めずに頭の中の記憶に頼っていると「これが終わったら佐藤さんに資料を送って、その後岡田さんの質問に回答して、余裕があれば経費の申請もして・・・」といった具合で、頭の中で常に「この後やること」が居座ってしまいます。To Doリストを作って「そのリストに書いてあることが今日私がすべきことのすべて」という状態にしておけば、「この後やること」は頭の中から解放されて、今取り組んでいるタスクに集中することができます。
To Doリストは紙でもデジタルでも、どちらでもよいと思います。いずれにせよ、リストは常に携帯しておきます。「今日やることはスマホアプリと紙のノートとパソコンモニター前の付せんのいずれかに書いてある」といった状態は避けましょう。
To Doリストにタスクを書く際、ゴールを明確にしましょう。「どうなったらこのタスクが完了になるのか」ということがわかるように書くのです。
◇◇◇修正が必要なTo Doリストの例◇◇◇
□発注書送付
このタスクを書いているとき、どこに発注書を送るのかは明らかだったからあえて書いていないのかもしれません。しかし、3時間後のあなたはどこに送るのかピンと来ない可能性があります。もっとひどい場合は「送付」とだけ書いたり。私も「鈴木さん」とだけ書かれたメモを見て「鈴木さんに何をするのだろう・・・」と途方に暮れた経験があります。忙しいからといってほんの数秒の書く時間を惜しむと、大失敗をしてしまうかもしれません。
□A社プレゼン資料作成
この書き方だとゴールが明確ではありません。
□A社プレゼン資料の構成案完成
□A社プレゼン資料4ページまで作成
□A社プレゼン資料完成
このように、どうなったらこのタスクを完了とみなせるようになるのか明記しましょう。
□営業MTG
これも、ゴールが明確になっていない書き方です。営業MTGに出席さえすればよいのか、営業MTGであなたの成果と目標を報告すればよいのか、ゴールによって各内容も変わってきます。ちなみに「〇〇MTGに出席」というように、出席することがゴールになる会議がタスクとしてTo Doリストに頻繁に登場するようであれば、そういった会議を減らすか会議の中身を変えるべきです。
次回以降、より詳細なTo Doリストの作り方を説明します。
牛島日記 