会議やプレゼンテーション等で、複数の人に対して提案・調査結果・マニュアルなどを伝える際に、気を付けたいことを紹介します。今回は、伝えたいメッセージを効率的に伝えるための話し方について説明します。そのためにはまず、「シンプルに話す」というのが大前提です。具体的にいうと、伝えたいコアメッセージ以外の修飾語等は極力省くということです。以下、より細かく説明します。
１．つなぎ言葉を使わない
「あの～」「え～」といったつなぎ言葉を無意識のうちに使ってしまう人は多いと思います。こうしたつなぎ言葉が多いと、聞き手は気になって話の中身に集中できなくなります。
２．独り言を言わない
「9ページの調査結果から、●●ということがわかりました。・・・ですね・・・はい。で、10ページなんですが、・・・ここは飛ばしてもいいか・・・ここは書いてある通りです。11ページに進みます」太字の部分は、聞き手に向けての言葉ではなく独り言です。独り言も聞き手の集中力を阻害する要因のひとつです。
３．断定的な表現を使う
「以上の調査結果から、アメリカに進出するという考えもアリなのではないかとは思います」このような言い方では、決裁者も自信をもってゴーサインを出せないでしょう。進出するか進出しないかのどちらかしかないのですから、「アメリカに進出すべきだと考えます」、あるいは「アメリカへの進出は見送るべきだと考えます」、もしくは「今のところは判断を保留して、いついつの時点で改めて判断すべきだと考えます」というように、自分の立場を明確にすべきです。
４．尊敬語・謙譲語・婉曲表現は極力避ける
私が実際に参加した業務オペレーションの説明会でのことです。尊敬語・謙譲語・婉曲表現が過剰で、肝心の中身が頭に入ってきませんでした。「●●の場合、以下に記載されている担当者にご報告していただき、指示を仰いでいただければ嬉しく思います」といった感じで説明が続きます。「嬉しく思います」と言われても、こちらはその人を嬉しがらせるために仕事をしているわけではありません。シンプルに「●●の場合、以下に記載されている担当者に報告して指示を仰いでください」と言えばよいのです。これが口頭の説明ではなく、紙に書かれたマニュアルであれば「●●の場合、以下に記載されている担当者に報告して指示を仰ぐこと」くらいのシンプルな表現になるでしょう。しかし口頭の説明になると、敬語や婉曲表現がゴテゴテに盛り付けられてしまうのです。伝えたいメッセージとは直接関係ない修飾語が増えれば増えるほど、メッセージは相手に届きにくくなります。口頭の説明においても、なるべく尊敬語や謙譲語は使わない方がいいでしょう。「～です」「～ます」といった丁寧語だけで十分です。
番外編：「●●です、と」
「●●です、と」といってひとつの文が終わるような話し方をする人がいます。「今月の売上は順調です、と」私はこの言い方を耳にすると、心がゾワゾワして話に集中できなくなってしまいます。比較的若くてイケイケ感がある人がよく使っている印象です。「と」の一文字が加わっているだけでなぜこうも心がかき乱されるのか自分でも不思議です。これはあまり共感されないと思って番外編としました。
以上の内容を見て、なるほどなと思った人はぜひ取り入れてみてください。また、自分のプレゼンを録画して見直すのもおすすめです。最初はすごくショックを受けると思います。「自分はこんな話し方だったの？」「こんなふうに見えてたの？」頭の中にある理想の自分と乖離した現実を突きつけられて直視できないかもしれません。しかし、現実を受け入れて、理想とのギャップを認識するところから改善は始まるのです。今はデジタル機器・アプリの発達により誰でも簡単に録画ができるようになっていますので、ぜひ試してみてください。
牛島日記 