以前の記事で「業務効率が落ちる割り込みを防ぐために、ポップアップ通知をオフにしよう」ということを書きました。これによって新着メールの通知による割り込みは防げるでしょう。では、電話や声掛けといったより直接的な割り込みにはどう対応すればいいでしょうか。
顧客からのメールであれば通知をオフにして自分に都合がいいタイミングで処理することもできますが、顧客からの電話であれば無視できないことが多いと思います。同僚から「出張費の立替申請はどうすればいいんだっけ？」と直接聞かれて、「今集中しているタスクがあるので後にしてもらえる？」とはなかなか言えないものです。割り込みを完全に防ぐことは難しいですが、工夫により最小限に抑えることはできます。
まず、割り込みをしてくる人が正しい担当者を把握していないケースは少なくありません。あなたが自分の担当領域ではないことについて質問をされたとき、「私の担当ではないので」と突き放せないこともあるでしょう。「その質問に対して的確な回答ができる人を調べて、その人にわざわざ確認して質問者に回答を返す」というのはとても親切な対応です。しかし、あなたは専門外の質問対応に時間を割いて全体の業務効率は落ちてしまいます。そして質問者はこれ以降もあなたに専門外の質問をしてくるでしょう。こうした事態を防ぐために、主要業務の担当一覧を作って関係者に周知するべきです。
想定質問集を作るのも割り込みを防ぐための良い方法です。総務担当者は月末になると経費精算の方法について多くの社員から質問を受けるでしょう。担当者にとっては何百回も聞かれたことかもしれませんが、質問する方にとってはだいたいが初めての質問です。こういったよく聞かれる質問とその回答集を作って、全社員に周知し、月末が近付いたら再度社内メッセージ等で流してみましょう。最初にドキュメントを作るコストはかかりますが、それ以降同様の質問に対応する時間が節約されることですぐに元は取れます。
牛島日記 